Наконец-то подходящий кандидат утвержден в должности и пришел на свой первый рабочий день. Казалось бы, остались сущие пустяки: заполнить документы и подписать договор. Но часто эта формальность оборачивается головной болью для юристов компании и специалистов по подбору персонала.

Работодатели, не уделяющие должного внимания оформлению документов для новых сотрудников, могут столкнуться в будущем с серьезными проблемами. Нарушение законодательства о труде (им считается и небольшая ошибка в договоре) может повлечь наложение штрафа в размере до 100 000 рублей.

Ниже мы приведем 6 самых частых ошибок, которые допускают работодатели при приеме на работу новых сотрудников. Эта информация поможет вам правильно заполнить все документы и избежать бюрократической волокиты.

1. Прием на работу сотрудника без необходимых документов

Если работник в момент трудоустройства не предоставил нужные документы, заключение с ним трудового договора невозможно. Согласно ст. 65 ТК РФ, для приема на работу сотруднику понадобятся: паспорт, трудовая книжка (с записью об увольнении с прошлого места работы), ИНН, в некоторых случаях — и другие справки. Дождитесь, пока работник соберет весь пакет документов, иначе рискуете заработать штраф.

2. Отказ от заключения трудового договора

Некоторые работодатели не хотят официально оформлять новых сотрудников в надежде освободить себя от дополнительной ответственности. Напоминаем, что уклонение от заключения трудового договора является правонарушением. Кроме того, заключение с работником соглашений другого вида — договоров подряда, оказания услуг, срочных договоров и т. д. должно иметь под собой достаточное основание. Иначе работник имеет право обратиться в суд и потребовать компенсации.

3. Подписание некорректно составленного договора

Трудовой договор — это документ, который составляется по определенным правилам, прописанным в ст. 57 ТК РФ. Он должен содержать информацию о работнике и работодателе, условиях труда, режиме и характере работы, заработной плате, некоторые дополнительные сведения. Проследите, чтобы текст не имел ошибок в юридической терминологии: так, место работы и рабочее место — принципиально разные вещи. Наконец, не забудьте о дате и месте его заключения и подписи сотрудника! Без них договор не будет считаться действительным.

4. Указание в договоре недостоверной информации

Информация, прописанная в договоре, должна полностью соответствовать действительности и устным соглашениям между работником и работодателем. Она не должна противоречить трудовому законодательству РФ и другим нормативным актам, а также документам, оформляемым для каждого нового сотрудника (приказу о приеме на работу, например). Изменение и ухудшение условий работы (например, понижение заработной платы по сравнению с прописанной в договоре) будет считаться нарушением договора работодателем.

5. Подписание договора до ознакомления работника с другими документами

Согласно ст. 68 ТК РФ, работодатель обязан познакомить нового сотрудника с локальными нормативными актами до момента подписания трудового договора. Речь идет о документах самой организации, регулирующих трудовой процесс: правилах внутреннего распорядка, положениях об оплате труда и охране труда, должностных инструкциях и т. п. Сотрудник должен подписать этот документ, как и согласие на обработку личных данных. В противном случае работодателю грозит штраф.

6. Игнорирование других кадровых документов

Трудовой договор — далеко не единственный документ, о котором должен позаботиться работодатель: он также составляет приказ о приеме на работу, делает запись в трудовой книжке, заполняет личную карту сотрудника по форме Т-2. Содержание этих документов должно соответствовать трудовому договору (проверьте правильность написания дат и точное название должности). В трехдневный срок со дня начала работы сотрудник должен ознакомиться с ними и подписать.

Помните, что правильное оформление документов при приеме на работу нового сотрудника — это, с одной стороны, отсутствие проблем с Федеральной службой по труду и занятости, а с другой стороны, гарантия выполнения работником своих обязанностей в полном объеме.

Исключите из своей практики все вышеперечисленные нарушения — и вы сможете не опасаться проверок и штрафов, а также приведете в порядок ваши документы.

Всем качественного документооборота и лучших сотрудников!