Если взять среднестатистического «менеджера», то по сравнению с его задачами работа HR-специалиста, особенно сосредоточенного на подборе персонала, отличается гораздо меньшей предсказуемостью. Заявление на увольнение от самого незаменимого сотрудника, уход директора по продажам вместе со всем своим штатом в другую компанию, беременность помощницы генерального директора и пр. – всё это обычно сваливается, как снег на голову. Взаимодействие с соискателями тоже редко идёт по плану из-за пресловутого человеческого фактора. «Сложная» вакансия закрывается за 3 дня, а рядового офис-менеджера ищут уже четвертый месяц, и т.д.

Означает ли это, что стандартные приёмы тайм-менеджмента в сфере рекрутинга неприменимы? Наоборот! Именно они позволяют укротить хаос и держать его в разумных пределах. Второе обычное возражение против внедрения принципов тайм-менеджмента: «Я и так пашу, как вол, неужели я должен делать ещё больше?!». Нет, тайм-менеджмент в первую очередь про то, как переделать все дела за 8 часов рабочего дня с лучшим результатом и устать при этом гораздо меньше. Так что давайте учиться эффективно распоряжаться самыми ценными ресурсами – временем и личной энергией.

Приёмы тайм-менеджмента для рекрутёра можно разделить на тактические и стратегические. А их, в свою очередь, на «общечеловеческие» и специализированные. Для начала быстро пробежимся по самым популярным «лайфхакам» - вдруг с некоторыми из них вы ещё не сталкивались:

1. Все мы немного французы или поедание лягушек. Составьте список мелких неприятных дел, которые откладываете изо дня в день, вроде звонка с отказом тяжелому кандидату или разговора с коллегой о его неподобающей личной гигиене. Сделайте 1-3 дела из списка прямо с утра. Ура, день уже прожит не зря, это обеспечивает заряд энергии, и, как показывает практика, все лягушки уничтожаются за 1-2 недели.
2. И снова о питании – едим слона по кусочкам. То есть большую задачу разбиваем на ряд мелких подзадач и каждый день методично выполняем хотя бы по одной.
3. Метод швейцарского сыра. Здесь задача может быть не такая уж объёмная, но к ней непонятно как подступиться. Тогда начинаем с самого простого. Например, нужно сделать презентацию. Сначала создаем шаблон документа и оформляем титульный лист. Затем ищем нужные картинки в интернете. Потом пишем по абзацу по самым понятным пунктам. В общем, выгрызаем дырки то тут, то там. Глядишь, от сыра ничего не осталось.
4. Метод помидора (видимо, специалисты по тайм-менеджменту всегда голодные). Сгруппируйте однотипные задачи, например, изучение резюме или звонки соискателям, в блоки, на выполнение которых должно уйти около 25 минут (изучить 15 резюме, сделать 5 звонков). Затем 5-минутный отдых. Можно, например, выпить чашечку кофе, читая статью из рассылки «Об HR с пользой». Кому-то удобнее работать блоками по 45-50 минут с 10-минутными перерывами. Почему помидор? На Западе одно время были распространены таймеры для кухни в виде помидора, которые заводились как раз на 25 минут.
5. Выявление и ликвидация пожирателей времени. Это занятия с результатом, близким к нулю, от сидения в соцсетях до участия в бесполезных совещаниях. У каждого они свои: кто-то делит кабинет с очень разговорчивым коллегой, у которого не жизнь, а латино-американский сериал, другой нажимает на значок «обновить» почту с частотой нервного тика, третий не может сказать «нет», когда его просят сделать чужую работу. Выявить «пожирателей» помогает фотография рабочего дня – честно фиксируйте всё, чем занимаетесь, и сколько времени на это ушло, в течение недели, а потом проанализируйте результаты. Затем постарайтесь сократить время, которое уходит в пустоту. Не до нуля, конечно (отвлекаться тоже полезно), но до приемлемых для вас показателей.

Алёна, ведущий специалист по подбору персонала: «Мне в свое время помог метод, подсмотренный в книге Глеба Архангельского «Тайм-драйв». При планировании дел делить страницу ежедневника на два вертикальных столбца. В один столбец записывать все дела с привязкой ко времени (с примерной продолжительностью) – встречи с соискателями, звонки в определённое время, совещания и пр. А во второй – задачи, которые просто надо сделать. Как говорится, элементарно, Ватсон! Но почему-то я сама до этого не додумалась, а картина дня сразу стала гораздо более чёткой».

Тактические приёмы тайм-менеджмента для рекрутёров:

1. Систематически разгружайте свою оперативную память – делайте записи сразу после каждого звонка соискателю и каждого интервью. Это сейчас кажется, что кандидат оставил после себя такой яркое впечатление (в любом смысле), что вы его точно не забудете. Но через 3 дня картинка поблекнет, и вы будете вспоминать, кто же из десятка визитёров говорил о любви к работе в авральном режиме, пытаясь расшифровать свои пометки на полях резюме.
2. Посчитайте средние сроки подбора специалистов разных категорий и сразу предупреждайте о них. Чтобы от вас не ждали, что вы найдёте нового главного инженера и руководителя проекта за неделю.
3. Разработайте форму заявки на подбор персонала. Намного проще получить от директора по маркетингу и рекламе уже сформулированные требования к кандидату и потом задать несколько уточняющих вопросов, чем час выслушивать его противоречивые пожелания.
4. По максимуму используйте предварительные телефонные переговоры и интервью по Skype для первичного отсева кандидатов (о том, как правильно проводить виртуальные собеседования можно прочитать в статье «Собеседование по Skype: инструкция по применению»). Соберите максимум информации о соискателе и подробно расскажите ему об условиях труда – так вы сэкономите время и себе, и ему.
5. Также анкету для кандидатов и подробное описание работы можно отправить претенденту на электронную почту. Это поможет эффективнее провести личную встречу (если до неё дело вообще дойдёт). Но не увлекайтесь перепиской – телефонные звонки позволяют выяснить информацию быстро и сразу, не дожидаясь по несколько часов нужного ответа.
6. Лучшее – враг хорошего. Зачастую для успешного закрытия линейных вакансий не нужно придирчиво выбирать самого лучшего из пары сотен откликнувшихся. Достаточно посмотреть первых нескольких кандидатов, отвечающих предъявленным требованиям.
7. При разработке профиля вакансии уделите внимание не только тем профессиональным и личным качествам, которые нужны вашей компании, то и тем признакам, которые для вас «непроходные» (например, отсутствие профильного высшего образования). Чтобы потом с их помощью отфильтровывать отклики, на которые не стоит тратить время.
8. Не назначайте слишком много собеседований на один день (больше 5), особенно без перерыва друг за другом (если, конечно, вам не нужно нанять 100 человек за 3 дня). Во-первых, иначе обязательно случатся накладки, выбивающие из колеи вас и раздражающие претендентов. Во-вторых, к концу дня ваше восприятие существенно притупится и польза от таких интервью будет минимальной. В-третьих, нужно время, чтобы осмыслить впечатления от каждой встречи, пока они свежи. И наконец, лучший отдых – это смена деятельности, поэтому психологически утомительное общение с кандидатами желательно чередовать с другими видами работы.
9. Подготовьте резервный план – чем вы будете заниматься, если соискатель не придёт на собеседование, чтобы эффективно использовать внезапные пробелы в расписании.
10. Обычно «гуру» тайм-менеджмента советуют проверять электронную почту 2 раза в день. Для HR-менеджера это непозволительная роскошь. Однако, по статистике, в среднем мы получаем уведомления о письмах каждые 5 минут, не считая сообщений в мессенждерах. Только мы сосредоточились, погрузились с головой в какое-то дело, и раз  – «вам письмо». Поэтому стоит отключить всплывающие оповещения и договориться с самим собой проверять почту раз в час. Обычно это приём весьма благотворно сказывается на производительности.
11. Не пропускайте обед. Причём желательно трапезничать не на рабочем месте, а выбраться куда-нибудь за пределы офиса. Если вы приносите еду с собой, выйдите прогуляться. Это полезно со всех сторон: и для здоровья, и для меньшей утомляемости, и для благожелательного отношения к соискателям.

Стратегический тайм-менеджмент для рекрутёров:

1. Матрица Эйзенхауэра. Приём не новый, но не теряющий своей актуальности. Он стоит того, чтобы ещё раз напомнить его суть. Распределите все рабочие задачи по шкалам «срочно-важно». У вас должно получиться 4 группы дел: «важные и срочные», «важные, но несрочные», «срочные, но неважные» и «не важные и не срочные». Очевидно, что дела из первой группы должны выполняться в первую очередь, а из последней – когда есть время и желание отдохнуть и немного полениться. Срочные, но неважные задачи лучше по возможности делегировать.

Главный секрет матрицы – вовремя разбираться с важными, но несрочными задачами, не допуская их переползания в первый квадрат. В идеале список «важное и срочное» должен оставаться пустым. Для рекрутёра это вряд ли возможно, но это не значит, что к данной цели не надо стремиться.

2. Таблица вакансий. Составьте список свободных вакансий, например, в Excel. Отсортируйте их опять же по параметрам срочности закрытия (одно дело один из бухгалтеров, собирающаяся в декретный отпуск через 3 месяца, и другое – уже написавший заявление на увольнение единственный юрист) и важности (без кого-то работа компании встанет за 3 дня, а без другого специалиста вполне продержится и полгода, хотя коллектив будет ворчать). Опирайтесь на эту таблицу при планировании свое работы: закрытые вакансии вычеркиваются, остальные продвигаются вверх, новые заявки встраиваются в список в соответствии с их уровнем значимости.

3. Учитывайте «воронку рекрутмента». Каждый следующий этап поиска и оценки соискателей требует больших усилий и временных затрат. Скрининг резюме – задача относительно простая и быстрая (для профессионала, конечно), первичный обзвон кандидатов требует больше усилий, а собеседования занимают существенную часть рабочего дня и изрядно выматывают. Поэтому чем точнее и скрупулёзнее вы сработаете на предыдущей стадии, тем проще будет на следующей.

***

Один из главных приёмов тайм-менеджмента – делегирование. Передайте профессионалам те задачи, которые вы не любите, не очень хорошо с ними стравляетесь или просто не успеваете сделать. Например, поручите специалистам кадрового агентства JobHelp скрининг резюме и первичный обзвон кандидатов. Вы сможете сосредоточиться на своих рабочих приоритетах, а мы позаботимся, чтобы список «срочных и важных» вакансий в вашей компании стал пустым.