Удаленка прочно вошла в жизнь российских компаний. Все чаще соискатели при поиске нового места считают дистанционный формат работы одним из главных преимуществ. И все большее число работодателей отправляет свои команды в «свободное плавание» полностью либо частично, в зависимости от особенностей бизнеса. Однако многие вполне резонно опасаются, что перевод сотрудников на удаленку может привести к снижению эффективности работы и негативно отразится на прибыли. Разбираемся, какие преимущества может дать работодателю смена формата работы и в чем особенности дистанционного контроля и руководства командой.

В чем преимущества и недостатки?

Для бизнеса перевод команды на удаленную работу имеет свои плюсы и минусы, которые нужно заранее всесторонне оценить и взвесить, чтобы понять, стоит ли овчинка выделки.

К преимуществам удаленного формата для бизнеса можно отнести:

Снижение операционных расходов

Можно значительно сэкономить на аренде, взяв помещение с меньшей площадью. Также уменьшаются затраты на электроэнергию, пропадает необходимость выделять средства на закупку канцтоваров, уборку офиса, покупку чая/кофе, организацию парковочных мест и т. д.

Повышение дисциплины

Сотрудники не опаздывают на работу (точно не получится объяснить это тем, что попал в пробку), не тратят время на перекуры и разговоры с коллегами, редко уходят на больничные, поскольку сезонные эпидемии им не так страшны.

Снятие напряженности

Чтобы конфликтовать удаленно, нужно очень постараться. Если же напряженные ситуации возникают, их гораздо легче отследить и решить.

Расширение потенциального выбора

Удаленный формат привлекает гораздо большее число соискателей, чем очный. Можно значительно усилить команду, расширив, например, географию поиска. Особенно это касается узкопрофильных направлений, где профессионалов не так много. В этом случае не придется организовывать переезд сотрудника со всеми вытекающими сложностями.

Из недостатков удаленного формата можно выделить:

Проблемы с безопасностью

Не все сотрудники работают из дома, некоторые предпочитают, например, уютные кафе и другие общественные места, где есть Wi-Fi. Передача служебных документов и общение с коллегами по незащищенной сети может привести к утечке корпоративной информации, в т. ч. конфиденциальной.

Необходимость перестройки бизнес-процессов

Привычный рабочий уклад претерпевает значительные изменения. Потребуется время и определенные усилия, чтобы успешно их внедрить.

Дополнительные финансовые затраты

Сотрудники должны быть обеспечены необходимой техникой, также следует предусмотреть компенсацию расходов на связь и электричество. Кроме того, удаленный формат часто требует установки дополнительных программ для эффективного взаимодействия и контроля.

Трудности с адаптацией

Не каждый сотрудник отличается исключительной ответственностью и самодисциплиной. Некоторым бывает трудно быстро переключить сознание с режима «дом» на режим «работа». Проявление прокрастинации и возникновение сложностей с концентрацией могут стать причиной срыва сроков выполнения задач.

Из-за чего возникают проблемы управления?

1. Сложности контроля. Подчиненные-удаленщики выпадают из поля зрения руководства. Из-за этого отсутствует возможность очной проверки текущей деятельности сотрудников, замедляется скорость получения обратной связи.
2. Снижение эффективности и скорости коммуникаций. Это обусловлено, в частности, отсутствием возможности по-быстрому зайти к коллеге в соседний кабинет для уточнения каких-либо вопросов. Общение в мессенджерах передает слова, но дает возможности видеть эмоции и невербальные сигналы, с помощью которых можно разобраться в контексте. Из-за этого могут возникать ошибки в восприятии информации.
3. Минимум общения. Сотрудники, работающие вне офиса, иногда ощущают себя изолированными от команды. Недостаток общения может привести к снижению уровня доверия к коллегам и ухудшению рабочих взаимоотношений.
4. Снижение вовлеченности. В процессе дистанционной работы может теряться ощущение принадлежности к команде, поэтому мотивации удаленных сотрудников следует уделять особое внимание.

Как организовать управление и контроль?

Создание цифровой среды.

Привычных мессенджеров однозначно будет недостаточно. Необходимо выбрать и внедрить подходящие инструменты для удаленной работы, а также для совместного доступа к требуемым ресурсам. Это могут быть автоматизированные программы, различные системы управления бизнес-процессами. Их внедрение поможет членам команды полноценно взаимодействовать, обеспечит фиксацию поставленных задач и контроль исполнения. Также нужно обеспечить доступ к площадкам для онлайн-встреч.

Эффективное планирование

Задачи ставятся руководством, а вот пути их решения лучше выбирать совместно с коллективом, в т. ч. работающим удаленно. Совещания и мозговые штурмы в онлайн-формате способствуют поддержанию корпоративного духа, дают возможность почувствовать себя неотъемлемой частью команды. Руководитель должен быть уверен, что каждый сотрудник не только понимает свою задачу, но также знает об установленных дедлайнах  и требованиях к качеству выполнения. Для таких встреч стоит ввести в привычку и сделать обязательным подключение камер: важно, обмениваясь мнением с коллегами, видеть их лица, а не пустой экран с именем или фото.

Разработка системы встреч и совещаний

Каждый сотрудник должен точно знать, когда ему необходимо отчитаться по поставленной задаче, чтобы не возникало соблазна затянуть с ее выполнением. Особенно если от этого напрямую зависит работа коллег. Онлайн-встречи по установленному расписанию могут включать промежуточный контроль выполнения задач, разбор возникших сложностей и ошибок, а ежедневные утренние «пятиминутки» помогают создать деловой настрой в самом начале рабочего дня.

Выстраивание коммуникации

У сотрудников могут возникать вопросы друг к другу или к руководителю, но постоянные созвоны и бесконечный поток сообщений в чатах сильно отвлекают от работы. К тому же, среди них может легко затеряться что-то важное. Чтобы этого не происходило, можно ввести определенные правила онлайн-общения. Например, вопросы, не требующие немедленного ответа, сотрудники копят в течение рабочего времени, а в конце дня отправляют друг другу в электронных письмах. Если же ответ необходим срочно, можно использовать мессенджер или позвонить коллеге на пару минут.

Порядок в документировании

В процессе удаленной работы все обсуждения планов, задач и сроков должны строго фиксироваться. Например, это можно делать в установленных формах, находящихся в общем доступе. Достаточно нескольких предложений, чтобы в дальнейшем не возникало недопонимания и разногласий по рабочим вопросам. Обсуждали? Обсуждали. Решение приняли? Приняли. Все ходы записаны, списать на то, что забыл или не так понял, уже не получится.

Поощрение самостоятельности

Если перед сотрудником поставлена задача и определен срок ее выполнения, не стоит контролировать каждый шаг, промежуточных точек вполне достаточно. Это могут быть, например, мини-отчеты, подготовленные по окончании рабочего дня, или заполнение формы, находящейся в общем доступе. И если нет необходимости быть привязанным к рабочему месту строго с 9 до 18, вполне можно разрешить специалисту самому установить рабочие рамки.

Создание единой базы знаний

Все регламенты, инструкции, шаблоны документов, чек-листы и прочая документация, необходимая для успешной работы, должны быть всегда под рукой. Онлайн-доступ к корпоративной базе знаний, например, через облачные хранилища, помогает снизить количество лишних вопросов к коллегам и руководству, дает ощущение уверенности, причастности к общему делу и снижает риск возникновения незаменимых сотрудников.

Установка тайм-трекеров

Контролировать работу персонала можно с помощью специализированных приложений, которые помогают отслеживать и анализировать время, потраченное на выполнение той или иной задачи. Данные инструменты позволяют руководителю увидеть подробный отчет о занятости сотрудника и оценить, насколько эффективно используются рабочие часы. Но нужно понимать, что работа «под колпаком» наверняка не вызовет у подчиненных положительных эмоций и может быть воспринята как показатель недоверия к членам собственной команды.

Размышляя о рабочих процессах, нельзя забывать и о поддержании корпоративного духа. Что стоит для этого сделать? Не забывать о регулярной обратной связи, которая на удаленке особенно важна. Необходимо не только указывать на недочеты и слабые места, но и не забывать хвалить подчиненных, успешно справляющихся с задачами. Также следует поощрять неформальное онлайн-общение. Например, можно создать новостной чат, где работники будут узнавать о происходящем в компании и делиться личными успехами, причем не только в работе, проводить различные конкурсы и викторины. Живого общения все это, конечно, не заменит, но в некоторой степени компенсирует его нехватку и поможет разрядить рабочую обстановку.