Фотография рабочего дня как инструмент для оптимизации бизнес-процессов

Рабочее время – тот период, в течение которого сотрудник выполняет порученные ему трудовые функции. Каждый работодатель надеется, что именно в его компании оно расходуется эффективно и исключительно по назначению. Однако на практике часто выходит по-другому: время утекает, как песок, дедлайны не соблюдаются, а производительность никак не хочет повышаться. Чтобы понять, где собака зарыта, а именно найти слабые места в организации бизнес-процессов и оптимизировать распределение трудовых ресурсов, используют специальный инструмент контроля – фотографию рабочего дня.

В чем суть?

Фотография рабочего дня позволяет получить полную картину того, как распределяется рабочее время одного или целой группы сотрудников и понять, не тратится ли оно впустую. С помощью наблюдения и проведения необходимых измерений можно установить, сколько минут или часов уходит на определенные виды работ, в т. ч. у разных сотрудников, чтобы:

• упростить некоторые бизнес-процессы, избавившись от лишних действий;

• расставить приоритеты, выявив наиболее трудозатратные задачи;

• оценить эффективность каждого члена команды;

• изучить опыт «лучших из лучших»;

• перераспределить трудовые функции;

• установить или скорректировать нормы производительности труда, определить причины их невыполнения;

• выявить проблемы во взаимодействии между специалистами и структурными подразделениями;

• повысить трудовую дисциплину.

В каких случаях проводят?

Любое действие должно иметь свою цель. Использовать метод фотографии с мыслью «а ну-ка посмотрим, чем они там занимаются» или вообще на постоянной основе – не лучшая идея: с таким чрезмерным контролем можно снизить уровень мотивации персонала до критичной отметки и растерять хороших специалистов. К тому же, HR-менеджеры, кому чаще всего поручают проведение ФРД, обычно и сами без дела не сидят, и такая дополнительная нагрузка может негативно сказаться на выполнении их прямых обязанностей. В каких случаях данный метод действительно необходим?

Внедрение новых процессов

Точная информация о загруженности персонала на каждом участке позволяет решить вопрос об автоматизации определенной части работы, подскажет, сколько времени в этом случае может освободиться и поможет рационально его распределить.

Низкие показатели подразделения или компании в целом

В этом случае фотография рабочего времени может, например, выявить недостаток времени для выполнения основных задач в связи с перегруженностью сотрудников второстепенными. Или наглядно покажет низкую функциональность одного из подразделений, а также излишнее количество перерывов в работе.

Составление или корректировка должностных инструкций

В случае изменения функционала у ряда работников исследования помогут точно определить и задокументировать все необходимые действия и показатели. Главное – не забыть оценить соответствие новых обязанностей уровню заработной платы.

Адаптация новых сотрудников

ФРД поможет определить скорость выполнения задач новичком, чтобы на первых порах не нагружать человека сверх меры. В дальнейшем средние показатели можно будет взять за основу при определении объема функционала для «новобранцев».

Какие виды бывают?

В зависимости от целей проведения:

• индивидуальная – наблюдение и фиксация времени, затраченного на определенные задачи в процессе работы одного сотрудника;

• групповая – наблюдение за деятельностью сразу нескольких специалистов, выполняющих взаимосвязанные рабочие процессы (например, структурное подразделение).

• комплексная – проводится для оптимизации рабочих процессов всей организации, разработки мероприятий для повышения общей производительности и эффективности труда, а также с целью укрепления трудовой дисциплины персонала.

В зависимости от способа проведения:

• с привлечением наблюдателей (руководителей подразделений, HR-менеджеров и иных лиц, отвечающих за учет рабочего времени);

• автоматизированная, с использованием специализированных программ;

• самофотографирование – самостоятельная фиксация собственных временных затрат сотрудником.

Какие есть особенности?

• Фиксируются любые мелочи, даже если они кажутся несущественными, включая личные беседы, перекуры и прочие незаметные поглотители рабочего времени.

• В некоторых случаях фотография рабочего времени может охватывать не рабочий день целиком, а лишь отдельные наиболее важные бизнес-процессы.

• Для повышения объективности полученных данных ФРД может проводиться в течение нескольких дней или недель.

Как подготовить?

После определения целей и выбора метода проведения ФРД следует предпринять следующие действия:

1. Подготовить приказ с указанием объекта наблюдения, ответственных лиц, а также сроков реализации и предоставления отчетности по итогам мероприятия.

2. Дать возможность наблюдателю (если выбран этот метод) предварительно изучить исследуемый технологический процесс, ознакомить с функционалом и задачами сотрудника. В этом случае проверяющий будет понимать, чем именно занят работник в конкретный период времени. Это устранит лишние вопросы и облегчит дальнейшую расшифровку полученного отчета.

3. Подготовить карту ФРД. В бланке, который удобнее всего составить в форме таблицы, следует предусмотреть место для записи:

• времени начала и окончания действия;

• названия действия,

• количества затраченного времени.

Можно заранее составить список всех предполагаемых действий, тогда в процессе эксперту останется лишь выбрать нужный пункт.

4. Провести инструктаж. Необходимо проинформировать сотрудника (или сотрудников), чью работу планируется детально изучить, о предстоящем мероприятии, подробно разъяснив цель и задачи проведения процедуры.

Какие особенности проведения?

Метод наблюдения

Ответственное лицо находится рядом с сотрудником в течение рабочего дня, фиксируя все его действия в подготовленном бланке. Отдельными пунктами выделяются время по обслуживанию рабочего места и перерывы. Важно делать записи именно в процессе, иначе информация может получиться неточной. У данного метода есть свои нюансы:

• Сотрудник, за которым наблюдают, будет находиться в состоянии стресса. Из-за этого он может работать медленнее, чем обычно, боясь совершить ошибку.

• Наблюдатель, если он не является специалистом в этом направлении, может не отметить каких-либо действий или сделать неправильную запись.

• Возможно предвзятое отношение к «объекту» исследования.

Автоматизированный метод

На компьютер сотрудника устанавливается программа учета рабочего времени, которая фиксирует все выполняемые задачи, перерывы в работе, отвлечение на личные вопросы и т. д. Главное преимущество метода – нет необходимости привлекать других специалистов в качестве наблюдателей, отчет будет сформирован автоматически. Но нужно учесть, что звонки по телефону, участие в совещаниях и другие оффлайн-мероприятия зафиксированы не будут, а значит, картина будет не полной.

Самофотография

Сотрудник самостоятельно отмечает время выполнения своих задач, передавая затем отчет руководителю. Плюс метода в том, что он не требует привлечения наблюдателей. Минусов два:

• специалисту приходится отвлекаться от своих прямых обязанностей, чтобы заниматься отчетом;

• метод наименее объективный, т. к. у сотрудника может возникнуть желание «добавить» себе занятости, вписав в документ фиктивную работу.

Что дальше?

Расшифровка составленных отчетов дает информацию об эффективности использования рабочего времени. Полученные сведения могут стать важной основой для принятия необходимых и эффективных управленческих решений, таких как:

• перераспределение обязанностей с целью снижения или увеличения нагрузки, возложенной на сотрудников;

• решение об увеличении или сокращении штата;

• внутренние переводы, ротация кадров;

• необходимость автоматизации процессов, внедрения новых методов работы и современного оборудования;

• повышение оплаты труда наиболее продуктивных членов коллектива.

Резюмируем. Фотография рабочего дня помогает выявить слабые места в деятельности отдельных сотрудников, структурных подразделений и компании в целом. Она позволяет выявить потребности в персонале, перераспределить силы и повысить производительность. Но применять данный инструмент нужно с умом, не превращая его в тотальную неоправданную слежку за собственным персоналом. А если результатом отчетов и наблюдений станет заслуженное увеличение заработной платы, сотрудники точно не будут в обиде на свое руководство за проведение ФРД.