Подбор, оформление и обучение персонала – дело затратное. Решение кадровых вопросов отнимает у владельцев компаний много времени и сил, отвлекая от других важных проблем и тормозя развитие бизнеса. Да и отдача не всегда соответствует приложенным усилиям. Существует альтернативный вариант – аутсорсинг персонала. В каких случаях целесообразно привлечение внешних трудовых ресурсов? Какие преимущества и риски несет в себе данная форма организации бизнеса? Рассмотрим далее.
 

Что это?
 

Аутсорсер – посредник между заказчиком и теми сотрудниками, которые ему необходимы для эффективной работы. Согласно заключенному договору, бизнес делегирует функционал по подбору, оформлению и управлению персоналом специализированной компании – провайдеру. Это партнер, который берет на себя решение таких вопросов, как, например, оплата налогов, больничных или замена сотрудников в случае необходимости. Персонал формально числится в штате у подрядчика, который самостоятельно формирует подразделения и распределяет работу между исполнителями. Клиент, получая готовых сотрудников «под ключ», освобождается от рутины и может без помех сконцентрировать свое внимание на стратегических задачах и приоритетных направлениях, связанных с развитием и продвижением бизнеса.
 

Когда бывает нужен?
 

Аутсорсинг может стать оптимальным решением для крупных складских комплексов, торговых сетей, ресторанного и строительного бизнеса, а также для небольших компаний, у которых нет финансовой возможности держать в штате нужных специалистов. Ситуации, в которых управление кадрами удобнее передать внешнему исполнителю, могут быть различными.
 

Масштабирование бизнеса. Например, планируется открытие новых филиалов. В случае массового подбора персонала штатное HR-подразделение может не справляться с высокой нагрузкой. Процесс займет продолжительное время, растянувшись на месяцы, а ведь чаще всего бывает, что люди нужны уже здесь и сейчас.
 

Экономия ресурсов. Например, компании невыгодно нанимать в штат собственного юриста и выплачивать ему ежемесячно круглую сумму, если его услуги нужны не постоянно, а лишь в отдельных случаях. 
 

Оптимизация временных бизнес-процессов. Если компания планирует краткосрочный проект или хочет попробовать новое направление, но не уверена, что дело пойдет, принимать сотрудников в штат нецелесообразно. При необходимости расстаться с персоналом на аутсорсе гораздо проще и безболезненнее, чем сокращать членов своей команды, оставшихся не у дел в результате кадровых перемещений.
 

Замещение временно отсутствующих работников. Когда собственный сотрудник выбыл из строя, а заменить его некому, аутсорсинг поможет решить проблему. Как правило, речь идет о неключевых работниках и процессах.
 

Выполнение работ сезонного характера. К услугам временного персонала часто прибегают предприятия, работающие в области сельского хозяйства, или те, чья продукция пользуется повышенным спросом в определенные периоды. Другой пример – компания принимает участие в выставках два-три раза в год, ей периодически требуются обученные сотрудники для работы на стендах. В остальное время услуги дополнительного персонала таким организациям не нужны, и содержать его в штате слишком накладно.
 

Какой бывает аутсорсинг?
 

Внешним исполнителям могут быть переданы большинство функций и непрофильных бизнес-процессов, необходимых для стабильной работы компании:

В чем плюсы?
 

Гибкость бизнеса
 

Аутсорсинг помогает оперативно привлекать дополнительные ресурсы, которые необходимы компании на любом этапе развития. Это дает возможность быстро реагировать на изменение внешних условий, без промедления закрывая насущные потребности.
 

Повышение эффективности работы
 

Провайдер подбирает сотрудников с учетом всех требований заказчика, самостоятельно обучая их и контролируя выполнение задач строго в соответствии с договором. Клиент получает работников, подходящих по всем параметрам, и ему остается лишь оценить полученный результат.
 

Сокращение затрат
 

Компания-заказчик освобождается от расходов, связанных с наймом, адаптацией персонала и его управлением, а также от уплаты страховых и пенсионных отчислений, оплаты отпусков и больничных. Уменьшение ФОТ помогает снизить налоговую нагрузку на организацию и сохранить налоговые льготы, предусмотренные для малых предприятий.  Кроме того, можно сэкономить значительные средства, связанные с решением непрофильных задач и выполнением сезонных работ.
 

Минимизация кадровых рисков
 

Договор с провайдером помогает компании избежать непредвиденных ситуаций. Например, в случае невыхода сотрудника он может быть оперативно заменен новым. Также организация избавляет себя от возможных ошибок и рисков, связанных с нарушением трудового законодательства в плане составления кадровых документов и отчетности перед органами контроля, т. к. все это ложится на плечи подрядчика.
 

Экономия временных ресурсов
 

Поиск кандидатов на вакансии с дальнейшим их оформлением занимает продолжительное время, особенно при массовом подборе или поиске специалистов узкой направленности. Аутсорсинг ускоряет процесс найма и помогает снизить нагрузку на HR-службу, освобождая время для решения более важных задач. Поиск новых сотрудников ведут профессиональные рекрутеры, имеющие в своем арсенале проверенные техники подбора и актуальные базы соискателей, претендующих на различные специальности.
 

Какие риски?
 

1. Ошибка в выборе подрядчика. На рынке в любой области присутствуют не только добросовестные игроки. В этом случае вместо решения своих проблем бизнес может получить дополнительные, например, нарушение сроков, а в худшем варианте – отток клиентов и потерю репутации компании. Поэтому следует ответственно подойти к выбору подрядчика, убедившись в наличии у него всех необходимых документов и сертификатов, а также изучив отзывы о потенциальном партнере и уточнив предоставляемые им гарантии. 
 

2. Риск утечки информации. В основном это связано с аутсорсингом в области бухгалтерских, юридических и IT-услуг. Увы, человеческий фактор пока никто не отменял.
 

3. Нечеткое ТЗ. Необходимо системно подойти к формулированию задач для подрядчика, подробно указав, какие функции передаются внешним исполнителям, на какой срок и какой результат необходим заказчику (например, достижение KPI). В противном случае направленные провайдером работники будут не до конца понимать, что от них требуется, а штатные сотрудники не смогут полноценно с ними взаимодействовать.

 

Подведем итоги. Аутсорсинг не является универсальным решением, но при определенных условиях, например, сезонности или нерегулярной нагрузке, может стать оптимальным. Данный инструмент помогает бизнесу сохранять гибкость и мобильность, а также снижать некоторые издержки. Перед принятием решения о передаче части трудовых функций на аутсорс следует предварительно оценить рабочие задачи и ресурсы, имеющиеся у компании, а также ответственно подойти к выбору подрядчика. При правильном подходе такая форма организации бизнеса позволяет компании не только эффективно распределить свой бюджет, но и повысить конкурентоспособность, даже в условиях нестабильности.