В поисках лучших решений для оптимизации и развития бизнеса многим руководителям приходится анализировать деятельность конкурентов. При этом некоторые забывают, что оптимальные, неожиданные и перспективные варианты могут быть найдены внутри собственной компании. Такие «брильянты» помогает выявить внутренний бенчмаркинг. В отличие от внешнего, предполагающего изучение конкурентов, данный метод включает сравнительный анализ продуктивности, бизнес-процессов и практик филиалов, подразделений, проектов или даже отдельных сотрудников внутри организации. Он помогает выявить уже имеющиеся передовые способы и решения, чтобы в дальнейшем распространить их в рамках всей компании.

Цели внутреннего бенчмаркинга

Оптимизация бизнес-процессов

Углубленный анализ позволяет выявить дублирование определенных задач и функций, определяет, какие недостатки в организации труда снижают скорость и эффективность работы.

Повышение продуктивности

Широкое распространение перспективных практик, использование которых позволяет подразделениям или отдельным сотрудникам достигать высоких показателей, дает возможность увеличить общую результативность компании.

Улучшение качества

Применение лучших методик ведет к повышению уровня качества товаров и услуг, что укрепляет позиции компании на рынке и делает ее конкурентоспособной.

Выявление проблем

Сравнение и анализ позволяют выявить и устранить слабые места и недостатки в работе, в т. ч. скрытые.

Укрепление корпоративной культуры

Распространение удачных решений способствует вовлечению работников в дальнейший процесс поиска и реализации инновационных методов, а улучшение условий труда повышает лояльность персонала.

В чем преимущества?

Внутренний бенчмаркинг:

• не требует ощутимых финансовых и временных затрат, а риски у него минимальны;
• не находится под влиянием внешних факторов;
• позволяет быстро определить, какие этапы и направления требуют изменений;
• предполагает быстрый и полноценный доступ к имеющимся документам и информации, что повышает точность дальнейшего анализа данных;
• дает возможность наглядно продемонстрировать сотрудникам преимущество лучших практик, уже применяемых в компании.
• повышает эффективность взаимодействия между подразделениями.

Этапы проведения

Определить цели и задачи

Внутренний бенчмаркинг не проводят по принципу «Давайте посмотрим, что и как у нас работает – глядишь, попутно что-нибудь оптимизируем». У проводимых мероприятий должна быть конкретная цель. Ею может стать, например, повышение производительности отдельных подразделений или компании в целом. Постановка конкретных задач помогает выделить нужные метрики.

Выбрать объекты

Объектами сравнений могут стать подразделения, проекты или отдельные процессы. Нужно четко понимать, что именно необходимо улучшить. Например, один и тот же процесс по продолжительности занимает разное время у разных исполнителей, что не объяснить одним лишь опытом, или разница в финансовых результатах у нескольких отделов отличается в разы. На этом шаге также выбирают «эталонный» объект для сравнения, им могут стать подразделения или сотрудники, демонстрирующие лучшие показатели – эффективности, финансовые и т.д.

Получить информацию

Внутренний бенчмаркинг предполагает сбор данных по выбранным параметрам в объектах, используемых для сравнения. Например, сведения о продолжительности определенных процессов, об используемых инструментах, допускаемых нарушениях и т. д. Для получения информации быть использованы различные методы:

1. Опросы сотрудников – выявляют проблемные области, дают возможность увидеть текущие процессы и условия труда глазами непосредственных исполнителей, помогают оценить удовлетворенность и вовлеченность персонала.
2. Анализ финансовых результатов – способствует определению наиболее экономичных и эффективных подходов.
3. Анализ ключевых показателей эффективности – помогает объективно оценить производительность подразделений и отдельных сотрудников, в т. ч. по таким показателям, как скорость выполнения задач, степень удовлетворенности клиентов и многим другим.
4. Сбор данных из CRM-систем – позволяет получить информацию о бизнес-процессах компании в деталях.

Проанализировать данные

На этом этапе важно не просто определить, где лучше и где хуже, а понять, почему и на каких этапах возникают проблемы. Необходимо выявить причины имеющихся ошибок или недоработок, чтобы определить, какие именно факторы и эффективные практики способны исправить ситуацию. Для наглядности стоит использовать таблицы, диаграммы и графики. Полученные результаты и сделанные выводы следует довести до сведения каждой из заинтересованных сторон. Лучше сделать это в форме диалога, дав возможность всем желающим высказать свое мнение.

Разработать и внедрить план действий

На основе проведенного анализа определяются наиболее успешные и продвинутые методики. Далее разрабатывается стратегия и сроки их внедрения в других частях компании, как в пределах определенных подразделений, так и в работу отдельных сотрудников. Важно не переносить методики бездумно, необходимо адаптировать их к имеющимся условиям и особенностям. Некоторые изменения могут быть осуществлены в кратчайшие сроки, другие потребуется вводить постепенно.

Оценка результатов

Финальный этап – отслеживание внедренных методик в динамике, с учетом первоначальных показателей. По истечении установленного срока следует оценить эффективность проведенных изменений, их влияние на работу различных отделов и производительность компании в целом. Большое значение на этом этапе имеет обратная связь.

Что следует учесть?

• Важно правильно выбирать показатели для оценки производительности и других параметров, чтобы не получить ошибочных результатов.
• Нельзя игнорировать влияние на объекты сравнений таких ключевых факторов, как доступ к ресурсам, сезонные изменения и т. д., иначе оценка не будет объективной.
• Следует заранее разъяснить коллективу цели проводимых мероприятий, чтобы не получить в дальнейшем стойкое сопротивление и проявление недовольства нововведениями.
• Сотрудники могут не испытывать горячего желания делиться своими «секретными» навыками и наработками. Как правило, это характерно для компаний, в которых нет сплоченной команды, в коллективе отсутствует принцип взаимной поддержки, а действует другой – каждый сам за себя. В таком случае проблему придется решать комплексно.
• Стоит обратить особое внимание на проблемы, озвученные работниками в процессе опроса. Если не предпринимать никаких дальнейших действий для их решения, можно полностью потерять доверие команды.

Внутренний бенчмаркинг вполне достоин стать частью корпоративной культуры. Метод является мощным инструментом развития и дает компании множество преимуществ. Его стоит проводить регулярно, учитывая, что бизнес-стратегии и требования рынка подвержены постоянным изменениям. Внутренний бенчмаркинг позволяет компании расти и развиваться за счет своих собственных сильных сторон, используя накопленный опыт и знания для укрепления позиций на рынке и повышения конкурентоспособности.