Сильная команда – фундамент продуктивной компании и неотъемлемое условие успешного развития бизнеса. Но для впечатляющего результата даже самые талантливые специалисты, собранные под одной крышей, должны эффективно взаимодействовать между собой и с руководством, а также получать достоверную информацию из надежных источников. Прозрачная система внутренних коммуникаций неразрывно связана с вовлеченностью и лояльностью персонала, а значит, напрямую влияет на корпоративную культуру и прибыль компании. Разбираемся, какие задачи помогает решить отлаженная система внутрикома и как создать ее в организации.
 

Что это?
 

Под внутренними коммуникациями понимают весь процесс обмена информацией внутри компании, в котором могут быть задействованы различные каналы и инструменты. С помощью этой системы организация взаимодействует со своими сотрудниками, обеспечивая их достоверными сведениями и формируя единые поведенческие стандарты. В результате персонал не только осведомлен о целях, ценностях и различных изменениях в компании, но и имеет возможность с помощью обратной связи донести свою позицию до руководства.
 

Какие задачи решают?
 

Прозрачная система внутренних коммуникаций позволяет компании закрыть сразу несколько вопросов:
 

Своевременная передача информации
 

Недостаток важных сведений, как правило, восполняется слухами и домыслами, чаще всего негативными. Система внутренних коммуникаций позволяет создать «единое окно», в котором можно не только получить достоверную информацию, актуальные новости или узнать о грядущих изменениях, но и задать имеющиеся вопросы. Это предотвращает распространение ложных сведений и укрепляет доверие внутри коллектива.
 

Получение обратной связи
 

Использование различных методов коммуникации позволяет оперативно изучить мнение работников, касающееся различных изменений, как уже введенных, так и планируемых. Обобщенная информация помогает сделать ценные выводы о событиях в коллективе, настроениях в команде, о наличии/отсутствии негативных эмоций, вызванных решениями руководства, и многом другом. Такая всесторонняя оценка уровня вовлеченности и удовлетворенности персонала дает возможность улучшать рабочие процессы.
 

Создание благоприятной психологической атмосферы
 

Когда работники знают, что всегда могут обратиться к руководству и свободно высказать свое мнение или идеи, эмоциональное напряжение в коллективе заметно снижается. Формирование комфортного психологического климата позволяет предотвращать конфликтные ситуации, выстраивая доверительные взаимоотношения в команде.
 

Повышение качества принимаемых решений
 

Налаженные процессы обмена мнениями и анализ поступающей информации помогают рассмотреть различные варианты развития событий. Внутренние коммуникации позволяют достичь наилучших производственных результатов и сократить количество ошибок при решении важных вопросов, влияющих на развитие бизнеса в целом.
 

Укрепление мотивации и вовлеченности
 

Сотрудники, которые могут видеть свой вклад в работу и чувствуют сопричастность к достижению целей, имеют сильную мотивацию. Признание заслуг каждого, вовлечение в процессы принятия решений и влияние на общий результат дают специалистам возможность ощутить свою ценность в компании, стимулируют их делиться новыми идеями и вносить свои предложения по улучшению рабочих процессов.
 

Сохранение талантов
 

Атмосфера в коллективе – важный фактор, сильно влияющий на текучесть кадров. Благоприятная среда, высокий уровень мотивации и вовлеченности, создаваемые с помощью эффективных внутренних коммуникаций, помогают сохранить ключевых специалистов в команде. Сотрудник, признанный и уважаемый в коллективе, испытывающий удовлетворение от своего труда, с меньшей вероятностью начнет строить планы о смене работы.
 

Повышение производительности
 

Всесторонняя информированность дает каждому понимание своей роли в общем процессе. Это улучшает взаимодействие между подразделениями, позволяя избегать задвоения и нерационального распределения рабочих задач. 
 

Какие виды бывают?
 

Внутренние коммуникации подразделяются на несколько категорий.
 

В зависимости от направленности:
 

Вертикальные – обеспечивают передачу информации как сверху вниз, так и снизу вверх. От руководства к коллективу идут распорядительные документы, постановка задач, оповещение об изменениях, а от сотрудников поступает «в верхи» обратная связь и ценные идеи об улучшении бизнес-процессов.

Горизонтальные – включают информационные потоки между сотрудниками или подразделениями, стоящими на одном уровне организационной структуры компании. Данный вид коммуникаций обеспечивает слаженную работу над совместными проектами, дает возможность обменяться опытом и ускоряет решение повседневных задач.

Диагональные – подразумевают взаимодействие между работниками разных уровней (например, рядовым исполнителем и руководителем), занятых в различных подразделениях.
 

В зависимости от способа передачи:
 

Деловые – помогают решать текущие рабочие вопросы и координировать работу. Например, официальные рассылки, информация, размещаемая на корпоративном портале, общие собрания.

Неформальные – коммуникации в свободной форме, их основная цель – укрепление командного духа и создание комфортного климата. Сюда входят общение в перерывах, встречи после работы, тимбилдинги, корпоративная «болталка», различные конкурсы, спортивные мероприятия и прочие неформальные взаимодействия.
 

В зависимости от используемых инструментов:
 

Цифровые – включают онлайн-коммуникации с помощью корпоративных порталов и мессенджеров, на различных платформах и во внутренних социальных сетях, в процессе видеоконференций, а также онлайн-опросы и формы обратной связи. Данный вид коммуникаций особенно распространен при удаленном или гибридном формате работы.

Оффлайн – среди них такие инструменты, как общие собрания, регулярные планерки, корпоративные мероприятия, а также личные встречи сотрудников с руководством в формате один на один.
 

Как создать?
 

Выстраивание системы внутренних коммуникаций проводят в несколько этапов.
 

Определение целей
 

Если в работе компании выявлены определенные трудности, связанные с низким уровнем коммуникаций, для начала стоит определить, какие итоговые результаты требуется получить в результате внедрения новой системы. Например, это может быть снижение процента текучести или повышение лояльности персонала. Перед началом работы необходимо:
 

Аудит текущих процессов
 

Для выявления таких проблем, как низкая скорость передачи информации, возникновение конфликтных ситуаций в процессе взаимодействия, дублирование данных и других, необходимо предпринять следующие шаги:
 

Определение бюджета
 

Необходимо оценить предполагаемые затраты на внедрение различных инструментов, создание контента, проведение мероприятий. Как говорится, «в каждой губернии свой масштаб», поэтому следует ориентироваться на организационную структуру, численность персонала, формат занятости и финансовые возможности компании.
 

Выбор и создание каналов коммуникации
 

Осуществляется на основании поставленных целей и результатах анализа текущей ситуации. Лучше всего использовать микс различных каналов. Например, если выяснилось, что работники не имеют возможности оперативно получать информацию и ответы на свои вопросы, стоит подумать над созданием корпоративного портала, где можно будет:
 

Срочную и важную информацию, которая не должна затеряться в общем потоке, можно отправлять с помощью рассылок или используя чат-боты. Следует ввести и разъяснить правила использования мессенджеров и других каналов коммуникаций, при необходимости можно провести обучающие тренинги.
 

Назначение ответственных
 

Следует определить, кто будет отвечать за разработку контента, а также контролировать развитие официальных и неофициальных информационных каналов. Например, это может быть HR-подразделение, отдельный специалист или целый отдел по внутренним коммуникациям.
 

Создание системы обратной связи
 

Сотрудники должны понимать, как и где они могут высказать свое мнение и задать возникшие вопросы, касающиеся рабочих процессов. Можно использовать специальные формы опросов (в т. ч. анонимных), проводить личные встречи, создать ящик предложений и другие варианты.
 

Оценка эффективности
 

По истечении определенного времени следует провести анализ внедренной системы внутренних коммуникаций, основываясь на достижении поставленных целей и собранной обратной связи. При необходимости вносятся коррективы, например, изменяют периодичность предоставляемой информации или ее тональность, если выбранные варианты «не зашли» большинству сотрудников, вводят дополнительные неформальные мероприятия, изменяют формат проводимых встреч и т. д. 

 

Резюмируем. Создание единого информационного пространства крайне важно для организации любого масштаба, поскольку далеко не все вопросы могут быть решены в процессе неформального общения. Иначе взаимодействие членов команды, скорее всего, сведется к обмену слухами по принципу испорченного телефона. Важно правильно выбрать подходящие каналы внутрикорпоративной коммуникации, комбинируя их в зависимости от особенностей аудитории. Главное, о чем следует помнить – честность и открытость со стороны руководства обязательно будут оценены по достоинству.